احتمالا تاکنون به دفعات در رابطه با سیستم های BI (برگرفته شده از Business Intelligence) مطالبی را شنیده و یا مطالعه کرده اید ولی شاید هنوز مطمئن نیستید که آیا سازمان شما به یک سیستم BI نیاز دارد ؟ و یا این سوال مطرح  می گردد که دستاورد طراحی و پیاده سازی یک سیستم BI برای سازمان ما چیست ؟ آیا سیستم های هوش کسب و کار در عمل یک سیستم گزارش گیری متمرکز می باشند که مدیران یک سازمان می توانند از آن برای اخذ گزارشات مدیریتی استفاده کنند ؟در این مطلب قصد داریم ضمن  بیان  سریع مفاهیم اولیه و مهم یک سیستم BI به ضرورت آن در سازمان های مدرن امروزی اشاره کنیم .

 BI چیست ؟  
اجازه دهید در ابتدا تعاریف مختلفی در خصوص BI را داشته باشیم :

•  تعریف BI بر اساس  نطریه موسسه تحقیقاتی  Forrester  : هوش کسب و کار ، با بکارگیری مجموعه ای از متدلوژی ها ، فرآیندها ، معماری ها و فناوری ها داده خام را به اطلاعات معنی دار و مفید تبدیل می کند تا یک سازمان بتواند تصمیمات استراتژیک ، تاکتیکال و عملیاتی را با بصیرت بالا اتخاذ نماید.
•  تعریف BI براساس نظریه  موسسه تحقیقاتی  Gartner : مجموعه ای گسترده از برنامه ها و فناوری ها به منظور جمع آوری ، ذخیره ، تحلیل ، اشتراک و ارایه دستیابی به داده به منظور کمک به کاربران سازمان برای اتخاذ تصمیم بهینه در حوزه کسب و کار.
•  جمع آوری داده از چندین منبع و ارایه آنها بگونه ای که مدیران یک سازمان بتوانند تصمیمات بهتری را در حوزه کسب و کار اتخاذ نمایند.
• دریافت داده درست در زمان درست  جهت اتخاذ تصمیم صحیح  در  یک سازمان
• کاربرد دانش حاصل از تحلیل داده برای نیل به نتایج مثبت در یک سازمان

 چرا از یک سیستم BI می بایست استفاده کرد ؟    

•   آگاهی از وضعیت سلامت سازمان
•   مانیتورینگ مستمر وضعیت سلامت سازمان
•   توافق بر روی یک نگاه مشترک از ظرفیت های کسب و کار
•   کاهش زمان تصمیم گیری
•   کاهش هزینه ها  در  مناسب ترین زمان ممکن در صورت انحراف از اهداف تعریف شده
•   کاهش هزینه نگهداری و استفاده از چندین سیستم گزارش گیری و سیلوهای اطلاعات
•   کاهش هزینه های مرتبط با تصمیماتی که بر اساس اطلاعات نادرست اتخاذ می شود .
•   ایجاد پتانسیل رقابت در دنیای کسب و کار امروزی و حفظ ظرفیت رقابت پذیری

 مزایای ملموس یک سیستم BI     

•   فعال کردن داده حیاتی و ابزارهای تحلیل برای گروه های مختلف کسب و کار
•   ارایه یکپارچگی داده ، سادگی و استانداردسازی در حوزه های مختلف کسب و کار
•   ارایه گزارشات پویا و تعاملی
•   امکان داده کاوی و تحلیل های پیشگویانه
•   کم کردن هزینه ها از طریق کاهش تلاش کاربران برای تولید گزارشات
•   دستیابی سریع به داده از طریق تمامی منابع
•   گزارشات مبتنی بر داشبورد و  KPI  استاندارد  ( برگرفته شده از Key Performance Indicator ) ا

 مزایای غیرملموس یک سیستم BI     

•   بهبود کارآیی و صحت سیستم های تصمیم یار برای مدیریت و اتخاذ تصمیم مدیران ارشد
•   کاهش  هزینه های حاصل ازیکپارچه سازی و ادغام داده بطور دستی که  می تواند ببهبود بهره وری را به دنبال داشته باشد .
•   شفافیت

امروزه BI یک محصول تزیینی و لوکس تلقی نمی گردد و به عنوان یک عنصر ضروری در سبد محصولات فناوری اطلاعات یک سازمان دارای جایگاهی برجسته است .

 نمونه پرسش هایی که یک سیستم BI می تواند به آنها پاسخ دهد     

•   وضعیت و میزان فروش در مناطق مختلف به چه صورت است ؟
•   میزان کارایی و عملکرد هر یک از پرسنل درگیر در فروش به چه صورت است ؟
•  کدام مشتریان احتمال  خرید کالایی خاص را از ما دارند ؟
• نرخ ریزش مشتریان  و بررسی دلایل آن  ؟
• بین خرید مشتریان چه ارتباط و یا ارتباطاتی می تواند وجود داشته باشد ؟
• بهترین منطقه برای عرضه یک کالای خاص کجاست ؟
• احتمال  این که  مشتریانی که کالای x  را  از ما خریداری کرده اند ، کالای yرا خریداری نمایند ؟
•  کدامیک از محصولات را مشتریان با هم خریداری می نمایند ؟
•  و …

امروزه سازمان ها دارای حجم بسیاری بالائی داده می باشند و نمی دانند با  این حجم داده که می تواند با توجه به ماهیت کسب و کار با سرعت بسیار بالایی هم تولید شود، چه کار باید بکنند . آنها دارای تحلیل گرهای کسب و کار می باشند که روزها و هفته ها را صرف جمع آوری اطلاعات از منابع مختلف به منظور تولید گزارشات می کنند ( در موارد زیادی در اکسل ) . تحلیل گرها تمایل زیادی به داده تمیز و صحیح دارند تا بتوانند زمان خود را بیشتر صرف تحلیل داده نمایند نه این که بیشتر وقت آنها صرف ایجاد گزارشات گردد . راه حل های گزارش گیری  فعلی  دارای چالش های فراوان مختص به خود  می باشند .

•   سرعت تولید گزارشات پایین است و دربسیاری موارد با خطا timeout مواجه می شویم و گزارشات فاقد انعطاف لازم می باشند .
•   برای تولید گزارشات جامع تر از فرآیند copy & paste سایر گزارشات استفاده می شود .
•  سیستم های منبع گزارش گیری برای درخواست های تحلیلی بهینه نبوده و حاوی تمامی داده مورد نیاز نمی باشند .
•  با توجه  به این که سیستم ها دارای نگرش  مشابه  به موجودیت های اصلی کسب و کار نمی باشند ، بدیهی است که  هر گزارش با برداشت خود از موجودیت های سازمان تولید می شود .
•  امکان مدیریت سوابق داده با یک مدیریت انعطاف پذیر وجود ندارد .
•  کارکنان دارای مهارت کافی ، ابزار و یا مجوز لازم برای درخواست اطلاعات از سیستم های منبع گزارش گیری نمی باشند.
•  عدم امکان استفاده از داده به کمک سایر ابزارهای داده کاوی

 تصمیم گیرندگان در یک سازمان به چه چیزهایی نیاز دارند     

•  دستیابی ایمن و مطمئن به داده به منظور انجام موثر کارها
•   انعطاف در شیوه دستیابی به داده
•  ابزارهایی برای مشاهده گزارشات و تحلیل داده
•  کاهش زمان تاخیر در تولید گزارشات

 بهترین راه حل برای یک سیستم BI چیست ؟     
برای یک سیستم BI یک راه حل خاص و منحصربفرد وجود ندارد و تاکنون راه حل های مختلفی برای پوشش نیاز های موجود ارایه و پیشنهاد شده است . با شناخت تمامی سناریوهای ارایه شده ، می توان در خصوص ایجاد یک راه حل BI تصمیم گیری کرد . برخی از پیاده کنندگان ممکن است بر این باور باشند که کار را با یک سناریوی کوچک شروع نمایند که صرفا شامل بهبود دستیابی به داده عملیاتی ( سناریوی گزارش گیری سیستم های عملیاتی ) است . برخی دیگر پا را فراتر گذاشته و مساله را تا حدودی بزرگ تر می بینند . آنها به دنبال ایجاد قابلیت های گزارش گیری یکپارچه ، جامع و تحلیل می باشند ( سناریوی Data Mart ) . پیاده کنندگان حادثه جو ممکن است تصمیم بگیرند به سراغ مسائل بزرگتری بروند و یک انبار داده سازمانی را ایجاد نمایند . به هر حال ، ارایه یک راه حل مطلوب در حوزه هوش کسب و کار به عوامل متعددی بستگی دارد که صرفا پس از شناخت وضعیت سیستم های عملیاتی و نیازهای موجود می توان یک راه حل بهینه را پیشنهاد داد . فراموش نکنیم که استفاده از تمامی ظرفیت های سیستم های هوش کسب و کار مستلزم وجود زیرساخت های متعدد فنی و غیرفنی در یک سازمان است.